Jak łatwo czyścić i konserwować drukarkę kart

Najprostszy sposób na czyszczenie i konserwację drukarki kart nie polega na żadnym ukrytym triku serwisowym, specjalistycznym nawyku technika ani drogim pakiecie obsługi. Jest znacznie bardziej praktyczny: czyść drukarkę, zanim będzie wyglądała na brudną, używaj właściwych kart i taśm oraz nie ignoruj drobnych wad wydruku, dopóki nie zamienią się w zacięcia kart, zmarnowane taśmy i niezadowolonych pracowników czekających na identyfikatory. Większość problemów z drukarkami kart nie pojawia się nagle. Zwykle zaczynają się od małej białej kropki na zdjęciu, delikatnej linii przechodzącej przez logo, zmarszczenia taśmy przy krawędzi karty albo uwagi operatora, że drukarka od jakiegoś czasu pracuje trochę głośniej. Jeżeli takie sygnały zostaną zauważone wcześnie, drukarka pozostaje przewidywalna w najlepszym znaczeniu tego słowa. Po prostu drukuje karty.

Dlaczego drukarki kart są bardziej wrażliwe, niż się wydaje

Ma to szczególne znaczenie wtedy, gdy drukarka służy do personalizacji identyfikatorów pracowniczych, kart dostępu RFID, kart członkowskich, karty kluczy do hotelu, przepustek dla gości, legitymacji studenckich lub kart eventowych. Drukarka kart nie odpowiada wyłącznie za estetyczny obraz na tworzywie. Często jest częścią szerszego procesu identyfikacji. Karta może wymagać czytelnego zdjęcia, wyraźnego kodu kreskowego, kodu QR, paska magnetycznego, chipa smart card albo wbudowanego inlayu RFID. Gdy wydruk wygląda źle, winą bywa obarczany materiał karty, plik graficzny, taśma, system kontroli dostępu lub operator. Czasem rzeczywiście mają one znaczenie. Jednak zaskakująco wiele usterek wynika z tego samego, mało efektownego powodu: kurzu, osadów i zaniedbanej konserwacji wewnątrz drukarki kart.

Przekonała się o tym firma zarządzająca biurowcem w Londynie po wdrożeniu nowej partii identyfikatorów RFID dla pracowników kilku najemców. Używana była drukarka direct-to-card, która każdego ranka drukowała identyfikatory dla personelu i przepustki dla gości. Początkowo karty wyglądały bardzo dobrze. Po kilku miesiącach w ciemnoniebieskich obszarach projektu zaczęły pojawiać się małe białe punkty. Zespół administracyjny uznał, że wadliwe są karty PVC, ale faktyczną przyczyną był kurz w torze podawania kart oraz rolka czyszcząca niewymieniona w odpowiednim czasie. Po wykonaniu prawidłowego cyklu czyszczenia drukarki kart, założeniu świeżej rolki samoprzylepnej i lepszym przechowywaniu pustych kart ta sama drukarka znów tworzyła jednolite tła. Nie było potrzeby dużych zmian. Zespół po prostu przestał traktować czyszczenie jako czynność opcjonalną.

Drukarki kart są bardziej czułe, niż zakłada wielu użytkowników, ponieważ pracują z ciepłem, naciskiem, powierzchniami z tworzywa, panelami taśmy, rolkami i bardzo małymi tolerancjami. Drukarka direct-to-card przenosi barwnik lub żywicę z taśmy bezpośrednio na powierzchnię karty. Drukarka retransferowa najpierw drukuje obraz na folii, a następnie przenosi tę folię na kartę. Oba typy urządzeń wymagają czystego toru karty. Jeśli na karcie znajduje się pył, głowica drukująca nie może prawidłowo dotknąć tego niewielkiego obszaru. Jeśli na rolkach gromadzi się osad, podawanie kart staje się nierówne. Jeśli głowica zostanie zabrudzona, mogą pojawić się cienkie linie lub brakujące fragmenty obrazu. Jeśli tor taśmy jest brudny albo naciąg taśmy nieprawidłowy, widoczne mogą być zmarszczenia i przesunięcia kolorów.

Proste nawyki konserwacyjne, które zapobiegają większości problemów

Najłatwiejszy nawyk to przestrzeganie interwału czyszczenia zalecanego dla danego modelu drukarki, ale w praktyce pomaga też prosta zasada: czyść urządzenie przy każdej wymianie taśmy, gdy wada wydruku zaczyna się powtarzać albo gdy drukarka długo stała nieużywana w zapylonym środowisku. Większość zestawów do czyszczenia drukarek identyfikatorów zawiera karty czyszczące, patyczki czyszczące, samoprzylepne rolki czyszczące, a czasem także pisak do czyszczenia głowicy. To nie są dekoracyjne akcesoria. To tani element ochrony drogiej części urządzenia. Głowica termiczna kosztuje znacznie więcej niż karta czyszcząca, a przestój podczas wydawania identyfikatorów może kosztować więcej niż jedno i drugie.

Mała grupa hotelowa w Barcelonie popełniła ten błąd w sezonie letnim. Recepcja używała drukarki kart do wydruku kart lojalnościowych dla gości oraz części hotelowych kart RFID dla personelu. Urządzenie stało za ladą, blisko papieru do paragonów, kurzu z bagaży i przekąsek pracowników. Gdy karty zaczęły źle się podawać, zespół przetarł zewnętrzną obudowę ściereczką i kontynuował druk. Tydzień później drukarka zacięła się dwukrotnie w czasie intensywnego zameldowania. Technik serwisowy znalazł osad na rolkach i luźne drobiny wewnątrz toru karty. Po przeszkoleniu personelu, aby uruchamiał kartę czyszczącą przy każdej wymianie taśmy i przechowywał puste karty w zamkniętym pudełku, drukarka znów pracowała stabilnie. Hotel nie potrzebował nowego urządzenia. Potrzebował procedury.

Kluczowe znaczenie pustych kart i materiałów eksploatacyjnych

Powierzchnia karty jest częścią całej historii konserwacji. Tanie, zakurzone, porysowane lub źle docięte puste karty PVC mogą sprawić, że dobra drukarka będzie zachowywać się jak wadliwe urządzenie. Puste karty należy przechowywać w oryginalnym opakowaniu aż do użycia, chwytać za krawędzie oraz chronić przed kurzem, wilgocią, wysoką temperaturą i bezpośrednim światłem słonecznym. Jest to szczególnie ważne w przypadku kart RFID, ponieważ wbudowany inlay może nieznacznie wpływać na konstrukcję karty, a odkształcona lub zabrudzona karta może powodować problemy z podawaniem. Jeśli firma drukuje na kartach RFID, kartach NFC, kartach MIFARE, kartach zbliżeniowych lub kartach smart card, przed obwinianiem drukarki warto sprawdzić ustawienia urządzenia i jakość kart.

Biuro personalizacji w Manili drukowało karty dostępu dla kilku fabryk. Operatorzy często otwierali duże opakowanie puste karty RFID i zostawiali je na biurku przez cały tydzień. W pomieszczeniu działał wentylator, a drobne włókna papierowe z materiałów opakowaniowych osiadały na powierzchni kart. Drukarka zaczęła pokazywać losowe punkty, głównie w czarnych obszarach logo. Biuro przetestowało inną taśmę, ale problem pozostał. Rozwiązanie okazało się niemal banalne: mniejsze partie kart, szczelne przechowywanie, osłona przeciwkurzowa i szybkie przetarcie obszaru podawania kart przed drukiem. Odsetek odrzuconych kart spadł, ponieważ puste karty przestały działać jak zbieracze kurzu.

Głowica drukująca wymaga szczególnej ostrożności. Nie należy dotykać jej palcami, skrobać ostrymi narzędziami ani przecierać przypadkową chusteczką biurową. Tłuszcz ze skóry, pył z papieru i szorstkie czyszczenie mogą ją uszkodzić. Należy używać pisaka lub patyczka czyszczącego zalecanego do danej drukarki. Jeśli instrukcja tego wymaga, trzeba poczekać, aż urządzenie ostygnie. Czyścić należy we właściwym kierunku, z delikatnym naciskiem, bez pośpiechu i bez rozpoczynania druku, gdy czyszczony obszar jest jeszcze mokry. Uszkodzona głowica może powodować pionowe linie, które nie znikną nawet po wielu cyklach czyszczenia kartą. Wiele osób próbuje oszczędzić kilka minut, a w efekcie skraca żywotność najbardziej delikatnej części drukarki.

Prywatna klinika w Melbourne drukowała karty członkowskie pacjentów i identyfikatory personelu na drukarce retransferowej. Jeden z pracowników próbował usunąć mały ślad w okolicy głowicy za pomocą złożonej chusteczki, ponieważ właściwe patyczki czyszczące się skończyły. Kolejna partia kart miała cienką, powtarzającą się linię przechodzącą przez obszar zdjęcia. Klinika musiała zatrzymać druk i zamówić wsparcie serwisowe. Technik wyjaśnił, że drukarka nie jest delikatna podczas normalnej pracy, ale nie została zaprojektowana do improwizowanych narzędzi czyszczących. Od tego czasu klinika przechowuje zapasowy zestaw czyszczący w tej samej szafce co taśmy, a nie w oddzielnym magazynku, do którego nikt nie zagląda.

Taśmy i folie również należy traktować jak precyzyjne materiały eksploatacyjne. Powinny być przechowywane w czystym, suchym miejscu. Nie wolno dotykać powierzchni przeznaczonej do druku. Nie należy instalować taśmy, na której znajduje się kurz lub odciski palców. Trzeba też upewnić się, że typ taśmy pasuje do drukarki i projektu karty. Taśma YMCKO, taśma monochromatyczna, taśma half-panel, taśma żywiczna czy folia retransferowa nie są zamienne tylko dlatego, że pasują kształtem do kasety. Niewłaściwe lub niskiej jakości materiały eksploatacyjne mogą powodować słabe kolory, mało wyraźny czarny tekst, nierówną warstwę ochronną albo zerwania taśmy. W konserwacji drukarki identyfikatorów używanie właściwej taśmy jest częścią czyszczenia, ponieważ zapobiega osadom i nadmiernym obciążeniom mechanicznym.

Sieć klubów fitness w Chicago używała biurkowej drukarki kart do kart członkowskich z kodem kreskowym oraz opcjonalnych kart dostępu RFID do szafek premium. Aby ograniczyć koszty, jeden oddział kupił tańszą kompatybilną taśmę na platformie sprzedażowej. Kolor początkowo wyglądał akceptowalnie, ale taśma częściej się zrywała i zostawiała osad przy torze druku. Personel uznał, że drukarka się starzeje. Centralny zespół operacyjny wrócił do zatwierdzonych taśm, wyczyścił rolki, wymienił rolkę czyszczącą i zaktualizował listę kontrolną oddziału. Drukarka nie stała się nowa, ale znów stała się przewidywalna. Wniosek był jasny: tanie materiały eksploatacyjne mogą tworzyć kosztowne objawy konserwacyjne.

Środowisko pracy i przechowywanie mają znaczenie

Środowisko to kolejny ukryty czynnik. Drukarka kart ustawiona przy otwartym oknie, gilotynie do papieru, stole pakującym, stanowisku tekstylnym, kuchennym blacie lub ruchliwej recepcji będzie zbierać więcej kurzu. Elektryczność statyczna może dodatkowo przyciągać drobiny do pustych kart. Jeśli drukarka jest używana tylko okazjonalnie, kurz może osiadać wewnątrz podczas przestojów. Osłona przeciwkurzowa, zamknięty podajnik kart, czyste biurko i szczelne przechowywanie kart potrafią przynieść widoczną różnicę. Konserwacja nie dotyczy wyłącznie tego, co dzieje się wewnątrz drukarki. Dotyczy również środowiska, w którym urządzenie ma pracować.

Uniwersytet w Kapsztadzie drukował legitymacje studenckie na początku każdego semestru. W szczycie rejestracji drukarka pracowała przez cały dzień. W spokojniejszych miesiącach stała obok stosów formularzy papierowych i starych kartonów. Gdy rozpoczął się kolejny okres rejestracji, zespół miał problemy z podawaniem kart i plamkami na wydrukach. Drukarka została wyczyszczona po poprzednim sezonie, ale nie zabezpieczono jej podczas przechowywania. Uniwersytet zmienił proces. Przed odstawieniem urządzenia pracownicy uruchamiali cykl czyszczenia, usuwali niewykorzystane karty, przykrywali drukarkę i pozostawiali taśmy w szczelnym opakowaniu. Przed nowym sezonem wykonywali testowy wydruk i przepuszczali kartę czyszczącą, zanim pojawiła się kolejka studentów. Drukarka przestała zaskakiwać ich w najgorszym możliwym momencie.

Narzędzia i procedury czyszczenia

Karty czyszczące są proste w użyciu, ale trzeba stosować je prawidłowo. Zwykle oprogramowanie drukarki lub panel sterowania ma funkcję czyszczenia. Karta czyszcząca przechodzi przez tor karty i usuwa zabrudzenia z rolek. W zależności od modelu niektóre drukarki używają długich kart czyszczących, krótkich kart czyszczących, kart typu T albo kart alkoholowych. Nie należy zakładać, że jedna karta czyszcząca pasuje do każdej drukarki. Nie wolno uruchamiać karty przeznaczonej do innego urządzenia, chyba że producent wyraźnie potwierdza, że jest to bezpieczne. Nie należy też używać zwykłych plastikowych kart przetartych alkoholem jako zamiennika. Taki skrót może zostawić płyn tam, gdzie nie powinien się znaleźć, albo nie wyczyścić właściwych punktów kontaktu.

Miejski wykonawca transportowy w Warszawie używał drukarek kart do kart dostępu pracowników i tymczasowych przepustek dla podwykonawców. Zespół miał kilka modeli drukarek z różnych lat. Nowy operator użył niewłaściwej karty czyszczącej w starszym urządzeniu, ponieważ opakowanie wyglądało podobnie. Karta się zacięła, a drukarka wymagała serwisu. Po tym zdarzeniu każda drukarka otrzymała oznaczony pakiet konserwacyjny z własnymi kartami czyszczącymi, patyczkami i odpowiednim typem taśmy. Wykonawca zaczął też zapisywać datę czyszczenia na małym arkuszu przy drukarce. Nie był to zaawansowany system, ale skutecznie wyeliminował zgadywanie.

Zacięcia kart należy traktować jako sygnał, a nie tylko jako przerwę w pracy. Jeśli zatnie się jedna karta, trzeba usunąć ją zgodnie z instrukcją i sprawdzić tor karty. Jeśli zacięcia się powtarzają, należy skontrolować grubość kart, ich odkształcenia, ustawienie podajnika, rolki, stan czyszczenia oraz to, czy drukarka jest ustawiona dla właściwego typu karty. Nie wolno na siłę przepychać kolejnych kart przez urządzenie. Powtarzające się zacięcia mogą rysować karty, uszkadzać taśmy i obciążać rolki. Przy druku kart RFID trzeba także potwierdzić, czy konstrukcja karty jest odpowiednia dla danej drukarki. Niektóre grube karty, karty drewniane, karty kompozytowe lub karty o specjalnej powierzchni mogą nie podawać się tak jak standardowe karty PVC.

Ośrodek wypoczynkowy w Phuket drukował drewnopodobne karty RFID do pokoi dla personelu i gości VIP. Karty wyglądały prestiżowo, ale pierwsza partia była nieco grubsza niż standardowe karty PVC. Drukarka radziła sobie z częścią kart, a następnie zaczęła się zacinać, gdy wilgotność lekko wygięła kilka sztuk. Dostawca skorygował grubość kart i zalecił drukarkę retransferową do powierzchni teksturowanej. Hotel zaczął również przechowywać karty w kontrolowanym biurze zamiast w szufladzie recepcji przy otwartym wejściu. Czyszczenie pomogło, ale prawdziwa lekcja była taka, że konserwacja i specyfikacja karty są ze sobą powiązane. Drukarka nie będzie bez końca kompensować niewłaściwego materiału karty.

Praktyczne lekcje z hoteli, biur i zakładów produkcyjnych

Najprostsza codzienna procedura jest niemal nudna. Utrzymuj okolice drukarki w czystości. Przechowuj puste karty w zamkniętym opakowaniu. Chwytaj karty za krawędzie. Sprawdzaj taśmę przed ważną partią wydruku. Uruchamiaj cykl czyszczenia zgodnie z harmonogramem. Wymieniaj rolkę czyszczącą, gdy jest to wymagane. Czyść głowicę właściwym narzędziem. Drukuj kartę testową przed dużym zleceniem. Zatrzymaj się i sprawdź przyczynę, gdy ta sama wada pojawi się więcej niż raz. Te kroki nie są efektowne, ale zapobiegają większości codziennych problemów z drukarkami kart.

Biuro bezpieczeństwa korporacyjnego we Frankfurcie zamieniło to w dwuminutowy nawyk. W każdy poniedziałek rano osoba odpowiedzialna za wydawanie identyfikatorów sprawdzała podajnik kart, drukowała jeden testowy identyfikator, szukała punktów lub linii i potwierdzała, że zestaw czyszczący jest nadal dostępny. Każda wymiana taśmy oznaczała cykl z kartą czyszczącą. Puste karty dostępu RFID były przechowywane w szczelnych pojemnikach, a nie w luźnych stosach. Biuro drukowało mniej niż pięćdziesiąt kart tygodniowo, więc drukarka nie była intensywnie eksploatowana, ale jakość identyfikatorów pozostawała stała przez lata. Ich najlepszym narzędziem konserwacyjnym nie była wiedza techniczna. Była nim konsekwencja.

Dla kupujących wybierających nową drukarkę konserwacja powinna być częścią decyzji zakupowej. Warto zapytać, jak często drukarka wymaga czyszczenia, co zawiera zestaw czyszczący, ile kosztują zapasowe materiały do konserwacji, jak łatwo wymienia się taśmy, czy urządzenie obsługuje wymaganą grubość kart, czy może drukować na kartach RFID lub smart card bez ich uszkadzania oraz czy oprogramowanie wyświetla czytelne przypomnienia o czyszczeniu. Jeśli potrzebny jest druk od krawędzi do krawędzi na kartach dostępu, dobrym wyborem może być drukarka retransferowa. Jeśli drukujesz proste karty członkowskie w mniejszych partiach, drukarka direct-to-card może wystarczyć. Niezależnie jednak od wyboru, ignorowanie konserwacji z czasem sprawi, że urządzenie będzie wyglądać na gorsze, niż jest w rzeczywistości.

Okręg szkolny w Teksasie kupił kilka drukarek identyfikatorów dla biur kampusowych. Jedna szkoła prowadziła dokładną dokumentację i czyściła drukarkę za każdym razem, gdy pojawiało się przypomnienie w oprogramowaniu. Druga szkoła odkładała czyszczenie, ponieważ personel był zajęty. Po kilku miesiącach druga drukarka tworzyła wyblakłe obszary zdjęć i więcej odrzuconych kart, mimo że obie szkoły używały tego samego modelu drukarki, tej samej taśmy i tego samego dostawcy kart PVC. Okręg porównał zapisy i ustalił, że różnica nie wynikała z jakości sprzętu. Wynikała z dyscypliny konserwacyjnej. Gdy bardziej obciążone biuro wyznaczyło jedną osobę do zarządzania zapasami i terminami czyszczenia, jakość wydruku zrównała się z drugim kampusem.

Przy druku kart RFID warto pamiętać o jeszcze jednej kwestii: jakość wydruku i działanie chipa są odrębne, ale proces produkcyjny je łączy. Brudna drukarka może porysować lub odrzucać karty. Niewłaściwy typ karty może się zacinać. Nadmierna temperatura lub nacisk w nieodpowiednim procesie mogą wpływać na niektóre konstrukcje kart. Jeśli karta dostępu RFID ma być kodowana po wydruku, złe obchodzenie się z kartami może również powodować błędy dopasowania danych. Najczystszy proces to druk, kodowanie, weryfikacja i pakowanie w kontrolowanej kolejności. Każdy odrzucony wydruk powinien zostać usunięty z listy kodowania, aby fizyczna karta i baza danych nie zaczęły się rozjeżdżać.

Integrator systemów bezpieczeństwa w São Paulo obsługiwał identyfikatory pracownicze dla parku przemysłowego. Projekt karty obejmował zdjęcie, kod QR, widoczny numer ID oraz wbudowany chip RFID 13.56 MHz. Gdy drukarka zaczęła zostawiać delikatne linie, operatorzy nadal używali kart, ponieważ czytnik RFID wciąż je rozpoznawał. Później klient zgłosił, że część kodów QR słabo skanuje się przy bramie. Integrator wyczyścił drukarkę, po kontroli wymienił głowicę i dodał zasadę: jeśli dane wizualne są częścią procesu bezpieczeństwa, karta z wadą wydruku nie jest akceptowalna tylko dlatego, że chip RFID działa. Ta zasada ograniczyła spory z klientem i poprawiła kontrolę przy wejściu.

Ten nawyk konserwacyjny wydaje się tak prosty, ponieważ polega głównie na zapobieganiu. Nie chodzi o naprawianie zepsutej drukarki w każdy piątek po południu. Chodzi o to, aby kurz nie zamienił się w wadę wydruku, osad nie doprowadził do zacięcia, złe przechowywanie nie spowodowało odkształcenia kart, a drobne skróty operatorów nie skończyły się kosztownym wezwaniem serwisu. Drukarka kart jest praktycznym urządzeniem biurowym, ale jednocześnie narzędziem precyzyjnym. Traktuj ją jak zwykłą zakurzoną drukarkę, a szybko pokaże swoje słabe strony. Traktuj ją jak małe narzędzie produkcyjne, a będzie spokojnie wykonywać swoją pracę.

Prosta metoda jest więc taka: czyść zgodnie z harmonogramem, używaj odpowiednich materiałów, chroń tor karty i reaguj na pierwsze sygnały ostrzegawcze. To wystarczy, aby wiele biur, hoteli, szkół, klinik, klubów fitness, fabryk i biur personalizacji uniknęło większości problemów z drukarkami kart, którym można zapobiec. Procedura nie musi być skomplikowana. Musi być realnie stosowana. Trzymaj zestaw czyszczący blisko drukarki. Przechowuj puste karty pod przykryciem. Przeszkol personel, aby nie dotykał powierzchni przeznaczonych do druku. Zapisuj daty czyszczenia. Testuj przed dużymi partiami. Gdy drukarka zaczyna zostawiać kropki, linie, zacięcia lub ślady taśmy, nie dyskutuj z nią. Wyczyść ją, sprawdź materiały eksploatacyjne i popraw proces, zanim przy stanowisku pojawi się kolejka po identyfikatory. To właśnie ten mało efektowny sekret stoi za dobrymi identyfikatorami, stabilnym drukiem kart RFID i mniejszą liczbą zniszczonych kart w koszu.