Nie przepłacaj za zarządzanie aktywami: smartfon i czytnik RFID Bluetooth

Dlaczego sprzęt do zarządzania aktywami bywa zbyt drogi

Koszty zarządzania aktywami szybko rosną, gdy każde niewielkie zadanie związane z ewidencją traktuje się jak pełnowymiarowy projekt automatyzacji przemysłowej. Firma zaczyna od prostego celu: chce wiedzieć, gdzie znajdują się laptopy, narzędzia, urządzenia medyczne, opakowania zwrotne, uniformy, zasoby IT, zestawy próbek, wyposażenie sklepów lub sprzęt magazynowy. Później otrzymuje wycenę. Dedykowane terminale ręczne RFID, oprogramowanie na zamówienie, wzmocnione tablety, stacje dokujące, umowy serwisowe, middleware, szkolenia, zapasowe akumulatory i koszty integracji zmieniają praktyczny pomysł w temat na poważne spotkanie budżetowe. Dla wielu zespołów właśnie w tym momencie projekt zostaje zatrzymany.

Lżejsza alternatywa do codziennych audytów

Połączenie smartfona z czytnikiem RFID Bluetooth typu sled pozwala podejść do projektu inaczej. Zamiast kupować dla każdego pracownika w pełni dedykowany ręczny czytnik RFID, można sparować kompaktowy czytnik UHF RFID ze smartfonem, którego obsługę zespół już zna. Czytnik odpowiada za odczyt RFID, natomiast telefon zapewnia ekran, aplikację, aparat, synchronizację z chmurą, awaryjne skanowanie kodów kreskowych, logowanie użytkownika, lokalizację GPS, zdjęcia, notatki i łączność bezprzewodową. W efekcie powstaje elastyczny, mobilny system śledzenia aktywów bez kosztów i złożoności ciężkiego terminala typu all-in-one.

Taki zestaw nie sprawdzi się w każdym środowisku. Jeżeli zespół pracuje w kopalniach, hutach, zakładach z intensywnym myciem, tunelach mroźniczych, obiektach wojskowych lub wyjątkowo wymagających fabrykach, wzmocniony terminal ręczny RFID może nadal być właściwym rozwiązaniem. Jednak w wielu biurach, szpitalach, szkołach, sieciach handlowych, magazynach, wypożyczalniach, laboratoriach, bibliotekach, hotelach i działach utrzymania ruchu smartfon połączony z czytnikiem RFID Bluetooth w zupełności wystarcza. Kluczowe jest prawidłowe określenie zastosowania i unikanie zakupu nadmiernie rozbudowanego sprzętu do procesu, który wymaga jedynie szybkiego i dokładnego skanowania kilka razy dziennie lub tygodniowo.

Uniwersytet w Oregonie posiadał ponad 18 000 oznakowanych zasobów IT rozmieszczonych w salach wykładowych, laboratoriach, biurach akademików i budynkach administracyjnych. Pierwsza oferta obejmowała wzmocnione komputery mobilne RFID dla każdego zespołu audytowego, a jej wartość zaniepokoiła dział finansowy. Menedżer aktywów przetestował czytniki UHF RFID Bluetooth połączone z telefonami z systemem Android, z których korzystali już pracownicy techniczni. Aplikacja pobierała z chmury listy oczekiwanych urządzeń, odczytywała numery EPC podczas kontroli pomieszczeń i umożliwiała dołączanie zdjęć uszkodzonych lub brakujących przedmiotów. Uniwersytet kupił mniej dedykowanych urządzeń, a coroczny audyt zakończył wcześniej niż w przypadku dotychczasowego procesu opartego wyłącznie na kodach kreskowych.

Korzyści kosztowe, szkoleniowe i operacyjne

Główna oszczędność wynika z oddzielenia czytnika od urządzenia obliczeniowego. Dedykowany terminal RFID łączy w jednej obudowie antenę, moduł odczytujący, system operacyjny, ekran, akumulator, klawiaturę, skaner i środowisko aplikacyjne. Jest to wygodne, ale oznacza również, że każda modernizacja lub naprawa dotyczy całego urządzenia. W przypadku czytnika RFID Bluetooth telefon można wymienić, zaktualizować lub przydzielić innemu pracownikowi niezależnie od modułu RFID. Jeżeli firma zarządza już smartfonami za pomocą systemu MDM, wdrożenie aplikacji RFID może być łatwiejsze niż obsługa nowej grupy wzmocnionych terminali.

Regionalna sieć placówek medycznych w Manchesterze korzystała z czytników kodów kreskowych do śledzenia pomp infuzyjnych, wózków inwalidzkich i przenośnych monitorów. Pielęgniarki nie chciały używać nieporęcznych komputerów mobilnych. Zespół inżynierii biomedycznej przetestował czytnik RFID połączony ze smartfonem podczas wieczornych obchodów sprzętu. Pracownicy używali aparatu telefonu do dokumentowania uszkodzeń, czytnika RFID do wyszukiwania oznakowanych urządzeń w magazynach oraz aplikacji do aktualizowania ich statusu. Szpital zachował wzmocnione terminale dla centralnej sterylizatorni i zespołów technicznych, lecz podczas wyszukiwania sprzętu i audytów oddziałowych zestaw składający się z telefonu i czytnika okazał się lżejszy oraz bardziej intuicyjny.

Kolejnym źródłem oszczędności jest krótsze szkolenie. Większość pracowników wie już, jak korzystać ze smartfona. Potrafią wybierać funkcje na ekranie, wyszukiwać informacje, logować się, robić zdjęcia, skanować kody QR i obsługiwać aplikacje chmurowe. Dedykowany czytnik ręczny może mieć mniejszy ekran, starszy interfejs, nieznaną wersję systemu Android, fizyczne przyciski, szczególne zasady ładowania i sposób pracy kojarzący się ze sprzętem magazynowym. Mobilna aplikacja do zarządzania aktywami RFID może przypominać narzędzia, z których pracownicy korzystają na co dzień. Skraca to czas wdrożenia i zwiększa akceptację rozwiązania.

Grupa hotelowa w Singapurze potrzebowała systemu do śledzenia wyposażenia bankietowego, sprzętu audiowizualnego, projektorów, mobilnych barów, wózków na pościel i narzędzi konserwacyjnych w pięciu obiektach. Pierwszy pilotaż z dedykowanymi terminalami zakończył się niepowodzeniem, ponieważ pracownicy obsługujący wydarzenia zostawiali czytniki w biurze. Urządzenia wydawały się zbyt specjalistyczne i personel niechętnie nosił je podczas przygotowywania sal. Hotel przeszedł na czytniki RFID Bluetooth, które podczas inwentaryzacji łączono z używanymi już telefonami. Pracownicy skanowali oznakowany sprzęt, wyszukiwali brakujące przedmioty i rejestrowali ich zwrot do magazynu po zakończeniu imprez. Technologia stała się częścią normalnej pracy wykonywanej na telefonie, zamiast pozostawać dodatkowym urządzeniem, o którym łatwo zapomnieć.

Szybsze audyty dzięki RFID, kodom kreskowym i aparatowi

W zarządzaniu środkami trwałymi szybkość ma duże znaczenie. Podczas audytu opartego na kodach kreskowych pracownik musi znaleźć każdą etykietę, skierować na nią skaner i odczytać przedmioty pojedynczo. Jeżeli kod znajduje się pod biurkiem, za monitorem, na spodzie krzesła albo jest pokryty kurzem, kontrola zajmuje znacznie więcej czasu. Czytnik UHF RFID może odczytać wiele oznakowanych aktywów z niewielkiej odległości, często bez konieczności przesuwania każdego przedmiotu. Nie oznacza to, że należy bezwarunkowo akceptować wszystkie wykryte znaczniki. Dobre oprogramowanie powinno porównywać odczyty z listą aktywów przypisanych do danego pomieszczenia, działu lub lokalizacji. Sam etap fizycznego skanowania staje się jednak znacznie szybszy.

Biuro firmy ubezpieczeniowej w Chicago oznakowało laptopy, monitory, stacje dokujące, drukarki i urządzenia z sal konferencyjnych. Wcześniej coroczny audyt wymagał zaglądania pod biurka w celu zeskanowania kodów kreskowych. Po wdrożeniu czytnika RFID Bluetooth i aplikacji do zarządzania aktywami na iPhone'a audytorzy wchodzili do pomieszczenia, wybierali je w aplikacji i powoli przesuwali czytnik nad stanowiskami pracy. Aplikacja wyświetlała odnalezione oczekiwane aktywa, nieoczekiwane przedmioty oraz braki. Wyjątki nadal sprawdzano ręcznie, lecz najbardziej żmudna część audytu zajmowała o wiele mniej czasu.

Zdjęcia, stan techniczny i historia serwisowa

Aparat w telefonie zapewnia większą korzyść, niż wielu nabywców systemów RFID początkowo zakłada. Zarządzanie aktywami nie sprowadza się wyłącznie do statusu „wykryto” lub „nie wykryto”. Pracownik może potrzebować udokumentować pękniętą obudowę laptopa, brakujące koło wózka, niewłaściwą tabliczkę znamionową, uszkodzoną walizkę narzędziową albo niezgodną etykietę działu. Smartfon ma już dobrej jakości aparat, lampę błyskową i prosty mechanizm przesyłania zdjęć. Połączenie go z czytnikiem RFID umożliwia jednoczesny odczyt znacznika i natychmiastowe udokumentowanie stanu przedmiotu. Dedykowany terminal także może mieć aparat, ale często nie jest on tak wygodny ani tak dobry jak aparat w telefonie używanym już przez zespół.

Firma serwisująca sprzęt laboratoryjny w Bazylei śledziła wirówki, zamrażarki do próbek, odważniki kalibracyjne, mobilne wózki i aparaturę testową. Technicy terenowi używali smartfonów i czytników RFID Bluetooth podczas kwartalnych wizyt serwisowych. Po zeskanowaniu znacznika zamrażarki aplikacja otwierała jej historię obsługi. Jeżeli uszczelka drzwi była zużyta albo wyświetlacz temperatury wskazywał alarm, technik dodawał zdjęcie i notatkę za pomocą telefonu. Identyfikator urządzenia, lokalizacja, fotografia i status serwisowy były synchronizowane razem. Firma doceniła system, ponieważ odczyt RFID przestał być odizolowanym zdarzeniem i stał się częścią pełnej historii serwisowej.

Łączone procesy z kodami kreskowymi i RFID

Zestaw składający się ze smartfona i czytnika RFID może również obsługiwać procesy wykorzystujące jednocześnie kody kreskowe i RFID. Wiele firm nie oznacza wszystkich aktywów technologią RFID od razu. Część przedmiotów nadal ma kody kreskowe, inne mają wyłącznie tabliczki z numerami seryjnymi. Nowe aktywa mogą być oznaczane tagami UHF RFID, podczas gdy starsze czekają na ponowne etykietowanie. Telefon może odczytywać kody QR i kody kreskowe za pomocą aparatu, a dodatkowy czytnik obsługuje znaczniki RFID. Takie hybrydowe podejście pozwala stopniowo migrować do nowego systemu bez konieczności wymiany wszystkich oznaczeń w ramach jednego kosztownego projektu.

Okręg szkolny w Teksasie miał niejednorodną bazę aktywów: stare etykiety z kodami kreskowymi na projektorach, nowe etykiety UHF RFID na tabletach, numery seryjne na przełącznikach sieciowych oraz kody QR na wózkach technicznych. Zakup jednego kosztownego systemu obsługującego wszystkie te elementy nie był realistyczny. Okręg wykorzystywał czytniki RFID Bluetooth do corocznych audytów, a aparat smartfona jako rozwiązanie rezerwowe do odczytu kodów kreskowych. Podczas napraw i przenoszenia urządzeń pracownicy stopniowo dodawali etykiety RFID. Organizacja nie potrzebowała idealnie ukończonego wdrożenia już pierwszego dnia. Potrzebowała narzędzia, które poradzi sobie także w okresie przejściowym.

Synchronizacja z chmurą i rzeczywisty całkowity koszt posiadania

Synchronizacja z chmurą to kolejny powód, dla którego taki zestaw dobrze sprawdza się w praktyce. Telefon zazwyczaj lepiej niż wiele urządzeń specjalistycznych obsługuje Wi-Fi, transmisję komórkową, uwierzytelnianie użytkowników, powiadomienia, aktualizacje aplikacji oraz synchronizację danych offline. Gdy czytnik RFID przekazuje odczyty do aplikacji mobilnej, może ona przesłać dane do chmurowej platformy zarządzania aktywami, gdy tylko połączenie sieciowe będzie dostępne. Pracownicy mogą skanować w piwnicach, pomieszczeniach gospodarczych, magazynach i lokalizacjach zewnętrznych, a następnie zsynchronizować wyniki później. Jest to szczególnie przydatne dla zespołów, które nie mają stabilnego zasięgu w każdym miejscu.

Firma utrzymania technicznego w Melbourne zarządzała oznakowanymi narzędziami i przenośnymi zestawami testowymi używanymi u klientów. Dedykowane czytniki wymagające skomplikowanej synchronizacji przewodowej nie cieszyły się popularnością. Technicy woleli telefony, ponieważ już wykorzystywali je do obsługi zleceń. Firma dodała czytniki RFID Bluetooth współpracujące z aplikacją do zarządzania pracami. Technik skanował zestaw narzędzi przed opuszczeniem bazy, ponownie skanował go u klienta, a dane synchronizowały się po odzyskaniu zasięgu sieci komórkowej. Straty narzędzi zmalały, ponieważ odczyt stał się częścią tego samego mobilnego procesu, którego technicy używali każdego dnia.

Kupujący powinni dokładnie przeanalizować całkowity koszt posiadania. Cena urządzenia jest tylko jedną z pozycji. Należy uwzględnić zapasowe akumulatory, stacje dokujące, naprawy, aktualizacje systemu operacyjnego, zgodność aplikacji, licencje, szkolenia pracowników, zarządzanie urządzeniami, gwarancję, akcesoria oraz cykl wymiany sprzętu. Czytnik RFID Bluetooth może być tańszy na początku, ale nadal wymaga ładowania, zabezpieczenia, aktualizacji oprogramowania układowego i wsparcia technicznego. Smartfon może należeć do firmy lub pracownika w ramach polityki BYOD, co rodzi dodatkowe pytania organizacyjne. Oszczędności są realne tylko wtedy, gdy zaplanowano cały system, a nie wyłącznie zakup sprzętu.

Firma budowlana w Dubaju kupiła niedrogie czytniki RFID Bluetooth do śledzenia szelek bezpieczeństwa, tabletów, niwelatorów laserowych i elektronarzędzi. Pierwszy miesiąc przebiegł pomyślnie, lecz później czytniki coraz częściej pozostawały rozładowane w biurach na placach budowy. Firma rozwiązała problem, przypisując każde urządzenie do stanowiska ze skrzynią narzędziową, stacją ładowania i codzienną procedurą wydawania. Ujednoliciła również modele telefonów używanych podczas audytów. Sprzęt był niedrogi, ale dopiero właściwy proces zapewnił jego niezawodność. Firma przekonała się, że niska cena nie oznacza braku potrzeby zarządzania urządzeniami.

Ograniczenia praktyczne: zasięg, bateria, bezpieczeństwo i Bluetooth

Oczekiwania dotyczące zasięgu powinny pozostać realistyczne. Kompaktowy czytnik RFID Bluetooth zazwyczaj nie działa dokładnie tak samo jak duża bramka stacjonarna lub wysokiej klasy terminal przemysłowy wyposażony w większą antenę. W sprzyjających warunkach może odczytywać etykiety aktywów z drugiego końca pomieszczenia, ale metalowe biurka, laptopy, produkty zawierające płyny, gęsto wypełnione regały i orientacja znacznika mogą ograniczyć zasięg. W zarządzaniu aktywami jest to często akceptowalne, ponieważ użytkownik i tak przechodzi przez pomieszczenie lub wzdłuż alejki. Celem jest niezawodne skanowanie mobilne, a nie odczyt przez ściany.

Magazyn biblioteczny w Sztokholmie przetestował czytniki RFID współpracujące ze smartfonami podczas audytu oznakowanych pudeł archiwalnych. Początkowo zespół chciał skanować całe regały z wejścia do pomieszczenia, co dawało niespójne wyniki. Po zmianie procesu pracownicy przechodzili każdą alejką i skanowali poszczególne sekcje regałów z odległości od jednego do trzech metrów. Aplikacja porównywała wykryte pudła z mapą półek. Audyt stał się znacznie szybszy niż w przypadku kodów kreskowych, mimo że urządzenie nie zapewniało magicznego odczytu z bardzo dużej odległości. Biblioteka zaoszczędziła, ponieważ dopasowała proces do rzeczywistych możliwości sprzętu.

Istotne jest również planowanie zasilania. W takim zestawie trzeba kontrolować dwa akumulatory: w telefonie i w czytniku. Długi dzień audytowy może wyczerpać oba urządzenia. Należy wybrać czytniki zapewniające czas pracy odpowiedni do danego procesu i włączyć ładowanie do codziennej rutyny. Niektóre modele można fizycznie zamocować do telefonu. Inne trzyma się oddzielnie w dłoni lub korzysta z uchwytu pistoletowego. Część ma wymienne akumulatory, a pozostałe ładuje się przez USB-C. Właściwy wybór zależy od tego, czy użytkownicy skanują przez cały dzień, tylko okazjonalnie, czy przemieszczają się między wieloma budynkami.

Sieć handlowa w Madrycie używała czytników RFID Bluetooth do audytowania wyposażenia sklepów i kontroli zapasów na zapleczu. Pracownicy doceniali lekką konstrukcję, ale zgłaszali, że podczas pełnego liczenia sklepu akumulator czytnika rozładowywał się pod koniec dnia. Sieć zmieniła harmonogram, aby urządzenia były ładowane w czasie przerwy obiadowej, i zapewniła zapasowy czytnik w każdym sklepie flagowym. Przeszkoliła również pracowników w stosowaniu niższego poziomu mocy podczas kontroli z niewielkiej odległości. Czas pracy poprawił się, gdy proces przestał zakładać, że czytnik dysponuje nieograniczoną energią.

Bezpieczeństwo i zarządzanie urządzeniami

Bezpieczeństwo danych i kontrola urządzeń wymagają odpowiedniego podejścia. Jeżeli smartfon pełni funkcję ekranu oraz połączenia sieciowego, powinien być właściwie zarządzany. Telefony firmowe można kontrolować za pomocą systemów MDM, uprawnień aplikacji, szyfrowania i zdalnego usuwania danych. Model BYOD może początkowo wydawać się tańszy, lecz wprowadza kwestie związane z prywatnością, wsparciem i kontrolą informacji. W przypadku zarządzania wrażliwym sprzętem, urządzeniami medycznymi, zasobami IT lub mieniem klientów telefonu nie można traktować jako drugorzędnego elementu. Czytnik RFID jest wiarygodny tylko w takim stopniu, w jakim bezpieczne są używana aplikacja i konto użytkownika.

Kancelaria prawna w Londynie używała czytników RFID do śledzenia laptopów, wózków na poufne dokumenty, pudeł archiwalnych i wyposażenia pomieszczeń chronionych. Zespół IT nie zgodził się na używanie prywatnych telefonów, ponieważ dane o aktywach miały charakter poufny. Zamiast tego firma wydała zarządzane smartfony z dostępem ograniczonym do aplikacji do ewidencji aktywów i sparowała je z czytnikami RFID Bluetooth. Zestaw nadal kosztował mniej niż flota wzmocnionych terminali ręcznych, a jednocześnie spełniał wymagania polityki bezpieczeństwa danych. Kancelaria zaoszczędziła dzięki rezygnacji z przewymiarowanych urządzeń, a nie dzięki ignorowaniu bezpieczeństwa.

Stabilność Bluetooth w codziennej pracy

Należy również przetestować samo połączenie Bluetooth. Czytnik, który często się rozłącza, szybko zacznie irytować pracowników. Parowanie powinno być proste, a aplikacja musi wyraźnie pokazywać stan połączenia. Jeżeli telefon przejdzie w tryb uśpienia, odbierze połączenie, zmieni sieć Wi-Fi lub użytkownik przełączy ekran aplikacji, czytnik powinien automatycznie i sprawnie ponownie się połączyć. W intensywnych procesach pracownik nie może co godzinę walczyć z ustawieniami Bluetooth. Przed zakupem warto przetestować urządzenie z dokładnie tymi modelami telefonów i wersjami systemów operacyjnych, które będą używane w firmie.

Wypożyczalnia sprzętu medycznego w Toronto przetestowała trzy modele czytników UHF RFID Bluetooth. Pierwszy dobrze odczytywał znaczniki, ale rozłączał się po zablokowaniu ekranu telefonu. Drugi zapewniał stabilne parowanie, lecz miał słabszy zasięg w pobliżu metalowych wózków. Firma wybrała model oferujący równowagę między stabilnością Bluetooth, odpowiednim zasięgiem UHF i łatwym ładowaniem. Menedżer zakupów stwierdził, że najlepszym czytnikiem nie był ten zapewniający największy zasięg laboratoryjny, lecz ten, którego kierowcy mogli używać bez kontaktowania się z pomocą techniczną.

Oprogramowanie i strategia skalowania

Oprogramowanie decyduje o powodzeniu lub porażce całego rozwiązania. Aplikacja powinna obsługiwać listy aktywów, wybór lokalizacji, skanowanie zbiorcze, filtrowanie duplikatów, przypisywanie znaczników, awaryjny odczyt kodów kreskowych, notatki ze zdjęciami, uprawnienia użytkowników, tryb offline, synchronizację z chmurą i prostą obsługę wyjątków. Jeżeli pokazuje jedynie surowe numery EPC, większość menedżerów aktywów nie będzie chciała z niej korzystać. Pracownik potrzebuje komunikatów biznesowych: odnaleziony, brakujący, nieoczekiwany, przeniesiony, uszkodzony, wycofany, przypisany, wydany lub zwrócony. Odczyty RFID muszą prowadzić do konkretnych decyzji.

Grupa szpitali non-profit w Nowej Zelandii oznakowała wózki inwalidzkie, stojaki do kroplówek, zestawy diagnostyczne i łóżka mobilne. Pierwsza aplikacja RFID wyświetlała identyfikatory znaczników i znaczniki czasu, które nie przekazywały pielęgniarkom przydatnych informacji. Oprogramowanie przeprojektowano tak, aby prezentowało nazwę urządzenia, ostatni znany oddział, status i przyciski dostępnych działań. Po zeskanowaniu wózka aplikacja wskazywała, czy należał on do danego oddziału, czy powinien zostać zwrócony w inne miejsce. Akceptacja rozwiązania wzrosła, ponieważ aplikacja przestała posługiwać się językiem technicznym czytnika, a zaczęła wspierać rzeczywiste zarządzanie aktywami.

Kolejną zaletą jest możliwość skalowania systemu zależnie od roli pracownika. Nie każdy użytkownik potrzebuje tego samego sprzętu. Centralny zespół audytowy może używać czytników o większej wydajności. Kierownicy biur mogą korzystać z niewielkich narzędzi NFC lub czytników kodów kreskowych. Technicy terenowi mogą używać smartfona z czytnikiem RFID Bluetooth, a dział przyjęć magazynowych — czytnika stacjonarnego. Zestaw mobilny stanowi jedną z warstw szerszego systemu śledzenia aktywów RFID. Pozwala uniknąć częstego błędu polegającego na zakupie jednego kosztownego modelu terminala ręcznego do wszystkich możliwych zastosowań.

Krajowy dostawca usług serwisowych we Francji zbudował wielopoziomowy system do śledzenia przyrządów pomiarowych i zestawów naprawczych. Centralny magazyn wykorzystywał stacjonarne czytniki UHF. Audytorzy regionalni korzystali ze smartfonów i czytników RFID Bluetooth, a technicy terenowi używali aparatu telefonu do awaryjnego odczytu kodów QR, gdy skanowanie RFID nie było potrzebne. Firma nie kupowała drogich, wzmocnionych terminali pracownikom, którzy skanowali tylko kilka przedmiotów tygodniowo. Inwestowała więcej tam, gdzie uzasadniała to liczba odczytów, i oszczędzała w pozostałych obszarach.

Zestaw jest również przydatny w projektach czasowych. Wdrożenie znakowania aktywów często rozpoczyna się od jednorazowego uporządkowania ewidencji: odnalezienia wszystkich przedmiotów, oznakowania ich, wykonania zdjęć, przypisania lokalizacji i utworzenia bazowej bazy danych. Zakup dużej liczby dedykowanych terminali do projektu trwającego trzy miesiące może być nieopłacalny. Wynajem lub zakup mniejszej liczby czytników RFID Bluetooth i połączenie ich z zarządzanymi telefonami jest często prostsze. Po zakończeniu audytu początkowego firma może pozostawić tylko kilka urządzeń do późniejszych kontroli.

Projekty czasowe i audyty bazowe

Władze miejskie w Kalifornii musiały zinwentaryzować meble, sprzęt IT, wyposażenie ratunkowe, narzędzia i aktywa służb publicznych w wielu budynkach. Zespół projektowy wykorzystywał smartfony oraz czytniki RFID podczas początkowego znakowania i weryfikacji. Pracownicy tymczasowi mogli szybko nauczyć się obsługi aplikacji. Po zakończeniu projektu miasto zachowało kilka czytników do corocznych audytów i rejestrowania przeniesień między działami, zamiast utrzymywać dziesiątki dedykowanych terminali. Po jednorazowej inwentaryzacji nie pozostała szuflada pełna nieużywanego sprzętu.

Kiedy nadal warto wybrać wzmocnione terminale ręczne

Istnieją jednak sytuacje, w których nadmierne oszczędzanie staje się błędem. Jeżeli pracownicy codziennie skanują na zewnątrz podczas intensywnego deszczu, upuszczają urządzenia na beton, noszą rękawice, działają w strefach zagrożonych wybuchem, pracują w ekstremalnym zimnie lub odczytują tysiące przedmiotów na zmianę, wzmocniony terminal all-in-one może szybko się zwrócić. Jeżeli telefon jest zbyt delikatny, połączenie Bluetooth niestabilne, a aplikacja źle zaprojektowana, tanie rozwiązanie stanie się kosztowne z powodu straconego czasu i frustracji pracowników. Smartfon z czytnikiem RFID jest rozsądnym kompromisem, ale nie uniwersalnym zamiennikiem profesjonalnych ręcznych czytników RFID.

Firma obsługująca konserwację sprzętu górniczego w Australii Zachodniej przetestowała smartfony z czytnikami RFID do śledzenia narzędzi w mobilnych pojazdach serwisowych. Koncepcja działała w biurze, ale warunki terenowe okazały się zbyt trudne. Telefony przegrzewały się w pojazdach, pył zatykał porty ładowania, a rękawice utrudniały obsługę ekranów dotykowych. Firma wdrożyła wzmocnione terminale RFID dla mechaników terenowych, pozostawiając czytniki Bluetooth w centralnym magazynie narzędzi i do audytów biurowych. Wniosek był praktyczny: należy oszczędzać tam, gdzie pozwala na to środowisko, a nie tam, gdzie warunki szybko zniszczą urządzenie.

Jak przeprowadzić pilotaż i kupić właściwy zestaw

Przed zakupem dział zaopatrzenia powinien zadać konkretne pytania. Jaką częstotliwość RFID obsługuje czytnik? Większość programów zarządzania aktywami wymaga UHF RFID ze względu na większy zasięg, ale w niektórych procesach identyfikacji zbliżeniowej można wykorzystać NFC lub HF. Jakie modele telefonów są obsługiwane? Czy urządzenie współpracuje z systemem iOS, Android, czy z obydwoma? Jak stabilne jest parowanie Bluetooth? Jaki zasięg zapewnia przy użyciu rzeczywistych etykiet? Czy aplikacja obsługuje audyty offline? Czy może skanować kody kreskowe aparatem telefonu? Jak zarządza się uprawnieniami użytkowników? W jaki sposób odczyty są filtrowane według lokalizacji? Co dzieje się po rozładowaniu telefonu? Jak ładuje się, aktualizuje i naprawia czytniki?

Pilotaż powinien obejmować rzeczywiste aktywa, a nie wyłącznie przykładowe znaczniki ułożone na stole. Należy skanować laptopy pod biurkami, metalowe wózki, narzędzia w piankowych wkładach, urządzenia medyczne w zatłoczonych pomieszczeniach, wyposażenie sklepów na zapleczu, pudła archiwalne na półkach oraz przedmioty, których nie powinno być w danej lokalizacji. Trzeba przetestować audyty z listami oczekiwanych aktywów, obsługę brakujących przedmiotów, alerty dotyczące nieoczekiwanych odczytów, awaryjne skanowanie kodów kreskowych, notatki ze zdjęciami i synchronizację z chmurą. System powinni przez tydzień testować jego przyszli użytkownicy. Jeżeli nadal odruchowo sięgają po stary formularz papierowy, aplikacja lub proces nie są jeszcze gotowe.

Regionalny bank w Sydney przeprowadził pilotaż systemu śledzenia sprzętu IT i urządzeń zabezpieczających w oddziałach. Czytnik RFID dobrze wykrywał znaczniki, ale kierownicy placówek uznali pierwotny ekran audytu za nieczytelny. Aplikacja pokazywała wszystkie wykryte numery EPC, w tym urządzenia znajdujące się w sąsiednim pomieszczeniu. Dostawca dodał wybór pomieszczenia, listy oczekiwanych aktywów i dokładniejszy filtr RSSI do kontroli z niewielkiej odległości. Po zmianach pracownicy oddziałów mogli samodzielnie wykonywać comiesięczne kontrole. Sprzęt działał prawidłowo od początku — poprawy wymagały interfejs użytkownika i logika biznesowa.

Inteligentne zarządzanie aktywami bez przewymiarowanego sprzętu

Firmy często przepłacają za zarządzanie aktywami, ponieważ podejmują decyzje zakupowe pod wpływem obaw. Boją się pominiętych odczytów, uszkodzonych urządzeń, przyszłej rozbudowy i problemów integracyjnych, dlatego wybierają najdroższy system terminali ręcznych, zanim sprawdzą rzeczywiste wymagania procesu. Czasami takie podejście jest uzasadnione, ale często nie. Smartfon z czytnikiem RFID Bluetooth pozwala zacząć od praktycznego narzędzia, potwierdzić opłacalność projektu i rozbudowywać system tylko tam, gdzie jest to potrzebne.

Najlepszy zestaw powinien być prosty. Należy używać trwałych etykiet RFID dopasowanych do powierzchni aktywów, połączyć niezawodny czytnik RFID Bluetooth z zarządzanymi smartfonami i wdrożyć aplikację, która ukrywa techniczną złożoność numerów znaczników, a pokazuje przydatne działania. Pracowników trzeba przeszkolić w prawidłowej technice skanowania, a także określić zasady ładowania i przechowywania urządzeń. System należy przetestować w rzeczywistym środowisku. Wzmocnione terminale warto zachować dla obszarów o trudnych warunkach lub bardzo dużej liczbie odczytów. Nie należy narzucać jednego typu sprzętu całej organizacji tylko dlatego, że ułatwia to ujednolicenie pozycji w dokumencie zakupowym.

Dobrze wdrożony zestaw może działać niemal niezauważalnie. Pracownik otwiera aplikację, wybiera pomieszczenie lub zadanie, łączy czytnik RFID, skanuje obszar, sprawdza znalezione aktywa, analizuje wyjątki, w razie potrzeby dodaje zdjęcie i synchronizuje wyniki. Bez papierowego formularza, zaglądania pod każde biurko i ogromnego budżetu sprzętowego dla użytkowników wykonujących tylko sporadyczne kontrole. Na tym polega jego wartość. Profesjonalne zarządzanie aktywami nie musi być kosztowne. Wymaga niezawodnej identyfikacji, uporządkowanego procesu i narzędzi, które pracownicy rzeczywiście będą nosić oraz wykorzystywać.

Połączenie smartfona z czytnikiem RFID Bluetooth nie jest dobrym rozwiązaniem tylko dlatego, że jest tanie. Jego zaletą jest to, że pomaga firmom przestać utożsamiać kosztowny sprzęt ze skuteczną kontrolą aktywów. Jeżeli przedmioty są prawidłowo oznakowane, oprogramowanie jest czytelne, a środowisko pracy nie jest ekstremalne, telefon i dodatkowy czytnik mogą wystarczyć, aby zmienić uciążliwy coroczny audyt w rutynowy proces mobilny. Zaoszczędzony budżet warto przeznaczyć na lepsze etykiety, uporządkowanie danych i właściwe zaprojektowanie procesu. To właśnie w tych obszarach najczęściej rozstrzyga się powodzenie projektu zarządzania aktywami.