Jak wybrać karty RFID do budynków biurowych

Wybór kart RFID do budynku biurowego wydaje się prosty, dopóki projekt nie wyjdzie poza salę konferencyjną i nie zostanie wdrożony w rzeczywistym obiekcie, z prawdziwymi najemcami, konkretnymi wymaganiami dotyczącymi bezpieczeństwa oraz użytkownikami, którzy w poniedziałkowy poranek zapominają swoich identyfikatorów. Na papierze wszystko wygląda nieskomplikowanie. Budynek potrzebuje kart dostępu, więc zarządca prosi dostawcę o przedstawienie dostępnych wariantów. Następnie ktoś porównuje ceny, sprawdza możliwość nadrukowania logo i składa zamówienie. Właśnie w ten sposób wiele projektów biurowych kończy się wdrożeniem niewłaściwej koncepcji identyfikacji i kontroli dostępu.

Karta RFID stosowana w budynku biurowym nigdy nie jest wyłącznie kartą. Stanowi element systemu kontroli dostępu, wpływa na komfort najemców, wpisuje się w model bezpieczeństwa obiektu, a często jest także częścią szerszego systemu identyfikacji pracowników. Ten sam identyfikator może obsługiwać bramki w holu, dostęp do wybranych pięter za pośrednictwem wind, wejścia do biur, szlabany parkingowe, serwerownie, sale konferencyjne, przestrzenie wspólne oraz wejścia czynne poza standardowymi godzinami pracy. W budynkach wielonajemcowych musi niekiedy obsługiwać odmienne zasady dostępu dla poszczególnych firm znajdujących się w tym samym biurowcu. W siedzibie zajmowanej przez jedną organizację może natomiast współpracować z procesami wydawania identyfikatorów pracowniczych, obsługą gości, rejestracją czasu pracy i dostępem do pomieszczeń wewnętrznych. Z tej perspektywy najważniejsze pytanie nie brzmi już: która karta jest najtańsza? Należy ustalić, jak wybrać karty RFID do budynku biurowego, aby odpowiadały zainstalowanym czytnikom, poziomowi ryzyka, grupom użytkowników oraz przyszłym potrzebom obiektu.

Zacznij od zgodności z czytnikami i systemem

Pierwszym krokiem zawsze powinna być weryfikacja kompatybilności. Zanim rozpocznie się dyskusja o kartach MIFARE, kartach DESFire, kartach zbliżeniowych 125 kHz, kartach inteligentnych 13,56 MHz, personalizowanych kartach dostępu do biura, identyfikatorach pracowniczych lub dwuczęstotliwościowych kartach RFID, zespół odpowiedzialny za budynek musi dokładnie sprawdzić, jakie technologie obsługują zainstalowane czytniki RFID, kontrolery i oprogramowanie. Choć wydaje się to oczywiste, właśnie na tym etapie kupujący popełniają wiele możliwych do uniknięcia błędów. Zakładają, że wszystkie karty dostępu RFID są wzajemnie wymienne, ponieważ działają bezstykowo. W rzeczywistości tak nie jest. Najlepszą kartą dostępu do biura jest zawsze ta, której poprawne działanie z konkretnym systemem budynkowym zostało wcześniej potwierdzone.

Sama częstotliwość nie wystarczy

Przekonał się o tym zarządca wielonajemcowego kompleksu biurowego w Chicago. Chcąc obniżyć koszty, firma zarządzająca zamówiła partię uniwersalnych kart pracujących na częstotliwości zgodnej z dotychczasowymi czytnikami. Na papierze wszystko wyglądało prawidłowo. W praktyce część bramek i czytników w windach działała niestabilnie, ponieważ cały system identyfikacji wymagał zastosowania kart z określonej rodziny. Zanim zamówiono właściwe produkty, firma straciła czas, pieniądze i zaufanie najemców. Problem pojawił się dlatego, że kompatybilność potraktowano jako drugorzędny szczegół techniczny, a nie podstawowe kryterium wyboru.

Określ zadania biurowej karty dostępu

Po potwierdzeniu kompatybilności należy dokładnie ustalić, do czego karta będzie wykorzystywana. Niektóre budynki potrzebują jedynie prostego identyfikatora otwierającego drzwi. Inne wymagają kompleksowego systemu kart pracowniczych. Biuro przy magazynie, zajmowane przez jednego najemcę i wyposażone w jedno wejście, ma zupełnie inne potrzeby niż wieżowiec w centrum miasta ze wspólnym holem, dostępem do pięter przypisanych poszczególnym najemcom, rejestracją gości, strefami dostaw, parkingiem i gabinetami kadry zarządzającej. Kupujący często nie doceniają tej różnicy, ponieważ sądzą, że wybierają wyłącznie kartę. W rzeczywistości decydują o całym modelu identyfikacji użytkowników budynku.

Dopasuj kartę do stref dostępu w budynku

Z takim wyzwaniem zmierzyła się kancelaria prawna w Toronto podczas przeprowadzki. Nowa siedziba obejmowała główny hol, kontrolowany dostęp do wind, wejście na określone piętro, archiwa oraz sale spotkań z klientami, które po godzinach pracy wymagały bardziej restrykcyjnych zasad. W poprzednim biurze karta pełniła głównie funkcję prostego identyfikatora wejściowego. W nowej lokalizacji potrzebna była bardziej zaawansowana karta dostępu, ponieważ sam budynek został podzielony na więcej poziomów zabezpieczeń. Zespół przestał więc rozmawiać wyłącznie o kartach do otwierania drzwi, a zaczął analizować uprawnienia pracowników, zasady dostępu dla gości i kontrolę poszczególnych stref. Ta zmiana podejścia pozwoliła podjąć znacznie lepszą decyzję.

Dopasuj poziom zabezpieczeń do rzeczywistego ryzyka

Na tym etapie należy przeanalizować bezpieczeństwo, ale z uwzględnieniem rzeczywistych potrzeb obiektu. Nie każdy budynek biurowy wymaga identycznego poziomu ochrony. Niewielki biurowiec na przedmieściach, zajmowany przez jednego stałego najemcę i odwiedzany przez ograniczoną liczbę osób z zewnątrz, ma inny profil ryzyka niż wielofunkcyjny wieżowiec komercyjny, siedziba instytucji finansowej czy centrala firmy technologicznej z chronionymi laboratoriami i serwerowniami. Nie chodzi o to, aby każdy obiekt przedstawiać jako miejsce wymagające najwyższego poziomu zabezpieczeń. Karta powinna być dopasowana do faktycznego ryzyka związanego z dostępem.

Kiedy starsze karty zbliżeniowe nadal są dobrym wyborem

W wielu starszych nieruchomościach biurowych nadal powszechnie stosuje się karty zbliżeniowe 125 kHz. Jeżeli czytniki są już zainstalowane, sposób użytkowania budynku pozostaje stosunkowo prosty, a inwestor nie potrzebuje rozbudowanego systemu inteligentnych identyfikatorów, kompatybilna karta niskiej częstotliwości może być praktycznym rozwiązaniem. Wiele obiektów nadal korzysta z takich systemów, ponieważ skutecznie spełniają one lokalne wymagania. Nie każdy projekt wymaga całkowitej modernizacji infrastruktury.

Regionalne biuro firmy ubezpieczeniowej w Ohio podjęło taką decyzję świadomie. Kierownictwo przez pewien czas rozważało przejście na bardziej zaawansowaną platformę kart inteligentnych, ponieważ wydawała się nowocześniejsza. Biuro miało jednak tylko jedno kontrolowane wejście, jedne wewnętrzne drzwi dla personelu, stabilny zespół pracowników i żadnych bezpośrednich planów integracji z parkingiem, systemem bezpiecznego wydruku ani dostępem do wspólnych udogodnień. Dotychczasowy system niskiej częstotliwości nie był szczególnie nowoczesny, ale odpowiadał rzeczywistym potrzebom lokalizacji. Zamiast ponosić wysokie koszty modernizacji wyłącznie ze względu na technologię, firma usprawniła procedury obsługi gości i wymiany identyfikatorów. Było to znacznie lepsze wykorzystanie budżetu.

Kiedy lepszym rozwiązaniem są karty inteligentne 13,56 MHz

Wiele nowoczesnych projektów biurowych wybiera jednak karty inteligentne 13,56 MHz i ma ku temu uzasadnione powody. Karty wysokiej częstotliwości są zwykle lepszym rozwiązaniem, gdy zarządca oczekuje skuteczniejszego zarządzania poświadczeniami, większej elastyczności lub możliwości stopniowego wdrażania wielu zastosowań na jednym nośniku. W środowisku korporacyjnym karta rzadko pozostaje na długo wyłącznie identyfikatorem otwierającym główne wejście. Gdy pojawia się potrzeba autoryzacji wydruków, korzystania ze wspólnych udogodnień, wjazdu na parking, obsługi szafek, płatności w stołówce lub bardziej szczegółowego przydzielania dostępu do pięter, możliwości prostych kart starszego typu szybko okazują się niewystarczające.

Z taką zmianą zmierzyła się firma informatyczna w Berlinie. Jej pierwotny system identyfikatorów pracowniczych obsługiwał jedynie wejście do budynku i kilka drzwi wewnętrznych. Z czasem firma dodała zabezpieczone magazyny, dostęp do garażu rowerowego, autoryzację wydruków oraz kontrolę parkingu w drugiej lokalizacji. Kierownictwo szybko zrozumiało, że dotychczasowy system kart dostępu został zaprojektowany dla znacznie prostszego środowiska biurowego. Przejście na bardziej elastyczny system kart inteligentnych stworzyło lepszą podstawę do obsługi wszystkich usług, które firma chciała udostępnić pracownikom.

Uwzględnij pracowników, gości, parking i windy

Prowadzi to do kolejnej ważnej zasady: karty należy dobierać według grup użytkowników, a nie tylko według obsługiwanych drzwi. W budynku biurowym rzadko występuje wyłącznie jeden rodzaj użytkownika. Z obiektu korzystają pracownicy, kadra zarządzająca, recepcjoniści, personel techniczny, wykonawcy, pracownicy sprzątający, dostawcy, osoby zatrudnione tymczasowo i goście. W budynkach wielonajemcowych działają dodatkowo różne organizacje, które mogą mieć całkowicie odmienne godziny pracy i wymagania dotyczące bezpieczeństwa. Zakup jednego modelu karty bez przeanalizowania tych różnic zwykle prowadzi do problemów na późniejszych etapach.

Analizuj potrzeby poszczególnych grup użytkowników

Wieżowiec komercyjny w Singapurze doświadczył tego podczas istotnych zmian w strukturze najemców. Poprzednia polityka kart traktowała większość użytkowników podobnie, co sprawdzało się, gdy w budynku działała mniejsza liczba długoterminowych najemców. Gdy obiekt stał się bardziej dynamiczny i pojawiły się w nim piętra coworkingowe, kancelarie prawne, firmy konsultingowe oraz często zmieniający się wykonawcy, zarządca potrzebował dokładniejszej kontroli nad tym, kto, gdzie i w jakich godzinach może wejść. System nie musiał być skomplikowany bez wyraźnej potrzeby, ale powinien odzwierciedlać fakt, że recepcjonista, nocny pracownik sprzątający, partner kancelarii i jednodniowy użytkownik przestrzeni coworkingowej nie powinni należeć do tej samej kategorii dostępu.

Proces wydawania identyfikatorów dla gości

Dostęp dla gości wymaga szczególnej uwagi, ponieważ właśnie w tym obszarze biurowe systemy identyfikatorów często stają się niewygodne w obsłudze. Wiele budynków projektuje się przede wszystkim z myślą o stałych pracownikach, a procedury dla odwiedzających są dodawane dopiero wtedy, gdy ruch gości zaczyna odgrywać większą rolę w codziennym funkcjonowaniu obiektu. Jeżeli w budynku regularnie pojawiają się klienci, kandydaci na rozmowy rekrutacyjne, dostawcy, konsultanci lub użytkownicy przestrzeni wspólnych, strategia identyfikacji powinna od początku obejmować tymczasowe karty RFID albo odpowiednio kontrolowane identyfikatory gościnne. W przeciwnym razie podczas większego ruchu pracownicy recepcji są zmuszeni za każdym razem tworzyć rozwiązania doraźne.

Centrala firmy konsultingowej w Amsterdamie przekonała się o tym podczas tygodnia, w którym organizowano dużą konferencję. Stałe identyfikatory pracownicze działały bez zarzutu, ale budynek nie miał wygodnego systemu tymczasowych kart dostępu dla gości zewnętrznych i uczestników wydarzenia. Przez cały tydzień recepcja musiała ręcznie obsługiwać wyjątki oraz ustalać zasady eskortowania odwiedzających. Po zakończeniu wydarzenia firma przeprojektowała system kart biurowych, wprowadzając bardziej uporządkowany proces wydawania identyfikatorów tymczasowych, krótsze okresy ważności uprawnień i łatwiejszą ponowną emisję kart. Usprawnienie wynikało nie tyle ze zmiany czytników, ile z zaakceptowania faktu, że wizyty osób z zewnątrz nie są już sporadycznym wyjątkiem.

Uprawnienia do parkingu i wind

Kupujący powinni również ustalić, czy karta ma obsługiwać wjazd na parking. W wielu budynkach biurowych, szczególnie w kompleksach podmiejskich i wysokiej klasy wieżowcach komercyjnych, parking stanowi część wspólnego systemu identyfikacji użytkowników. Pracownicy oczekują, że jeden identyfikator będzie działał zarówno przy wjeździe, jak i przy wejściu do biura. Jeżeli szlaban parkingowy wykorzystuje inną technologię lub wymaga większego zasięgu odczytu niż drzwi wewnętrzne, należy uwzględnić to już na początku projektu. W niektórych przypadkach najrozsądniejszym rozwiązaniem okazuje się dwuczęstotliwościowa karta RFID.