Koniec z jednorazowymi identyfikatorami: termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku

Identyfikatory eventowe należą do kosztów, o których nikt nie chce myśleć, dopóki po zakończeniu wydarzenia nie zaczną piętrzyć się całe pudła zużytych kart. Podczas jednej konferencji drukuje się tysiące plastikowych identyfikatorów imiennych, kart do smyczy, przepustek VIP, identyfikatorów pracowników, wystawców, prelegentów i przedstawicieli mediów, a także kuponów żywieniowych oraz kart kontroli dostępu. Trzy dni później większość z nich trafia do kosza. Niektóre nadal wyglądają niemal jak nowe i zawierają w pełni sprawne chipy RFID. Są wyrzucane tylko dlatego, że nazwisko uczestnika jest już nieaktualne, kolor oznaczenia sesji jest niewłaściwy, data minęła albo logo sponsora przestało obowiązywać. Przy małym wydarzeniu jest to irytujące marnotrawstwo. Dla obiektu organizującego wydarzenia co tydzień staje się ono poważnym i nieuzasadnionym obciążeniem.

Dlatego termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku wzbudzają coraz większe zainteresowanie organizatorów wydarzeń, centrów wystawienniczych, hoteli, uczelni, zespołów prowadzących szkolenia firmowe oraz operatorów konferencji. Zasada działania jest prosta, lecz daje duże możliwości. Zamiast drukować dla każdego uczestnika nowy, jednorazowy identyfikator i wyrzucać go po zakończeniu wydarzenia, można wykorzystać kartę RFID wielokrotnego użytku ze specjalną powierzchnią termiczną. Nadruk można nanieść, usunąć za pomocą ciepła, a następnie przygotować kartę dla kolejnego uczestnika, wydarzenia, poziomu uprawnień lub harmonogramu sal. Chip RFID umieszczony wewnątrz karty może również zostać ponownie zakodowany albo przypisany do nowego profilu w systemie zarządzania wydarzeniem.

Czym wyróżniają się termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku

Termiczna karta RFID wielokrotnego nadruku nie jest zwykłą kartą PVC z wydrukowanym nazwiskiem. Ma specjalną warstwę powierzchniową, którą można zmieniać za pomocą kompatybilnej drukarki obsługującej kasowanie i ponowne drukowanie kart. Widoczny tekst oraz grafika nie są nanoszone tradycyjnym, trwałym tuszem. Obraz powstaje dzięki precyzyjnemu sterowaniu temperaturą, a następnie może zostać usunięty i zastąpiony nowym nadrukiem. Pod powierzchnią karta może zawierać chip HF RFID, NFC, MIFARE, MIFARE DESFire lub inny układ bezstykowy dostosowany do używanego systemu kontroli dostępu. W praktyce jeden fizyczny identyfikator może obsługiwać identyfikację wizualną, rejestrację uczestników, dostęp do pomieszczeń, kontrolę posiłków, wejście do stref VIP, pozyskiwanie kontaktów przez wystawców oraz proces ponownego wydawania karty, bez konieczności wyrzucania jej po jednym użyciu.

Podczas konferencji technologicznej w Austin drukowano wcześniej ponad 8000 jednorazowych identyfikatorów RFID rocznie. Wyglądały profesjonalnie, ale zespół organizacyjny nie akceptował ilości powstających odpadów. Zmiany nazwisk w ostatniej chwili powodowały dodatkowo, że stos błędnie wydrukowanych kart powstawał jeszcze przed otwarciem wydarzenia. W kolejnym cyklu organizator zastosował termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku dla pracowników, prelegentów, mediów i sponsorów. Identyfikatory zwykłych uczestników nadal wykonywano z papieru ze względów budżetowych, natomiast najczęściej obsługiwane kategorie przepustek stały się wielorazowe. Po wydarzeniu karty zbierano, kasowano, czyszczono, kontrolowano i przechowywano do następnej konferencji. Punkt personalizacji identyfikatorów przestał przypominać magazyn niewykorzystanego plastiku.

Niższe koszty druku podczas cyklicznych wydarzeń

Pierwszą korzyścią jest ograniczenie powtarzających się kosztów druku. Zakup termicznych kart RFID wielokrotnego nadruku może początkowo kosztować więcej niż zamówienie tanich kart jednorazowych, a drukarka musi obsługiwać technologię termicznego kasowania obrazu. W przypadku organizacji prowadzących regularne wydarzenia rachunek ekonomiczny może jednak szybko się zmienić. Centrum kongresowe, sala konferencyjna w hotelu, akademia szkoleniowa, obiekt sportowy, kościelne centrum konferencyjne lub kampus uniwersytecki mogą wydawać identyfikatory co tydzień. Jeżeli jedna karta, zależnie od materiału i sposobu użytkowania, może zostać użyta kilkadziesiąt albo kilkaset razy, koszt przypadający na jedno wydarzenie staje się znacznie korzystniejszy.

Hotelowy obiekt konferencyjny w Monachium organizował spotkania biznesowe niemal w każdy dzień roboczy. Każdy klient oczekiwał spersonalizowanych identyfikatorów na posiedzenia zarządu, premiery produktów, szkolenia sprzedażowe i warsztaty dla partnerów. Początkowo hotel zlecał zewnętrznemu dostawcy druk jednorazowych kart PVC, co oznaczało dodatkowe opłaty za pilną realizację, gdy nazwiska zmieniały się tuż przed spotkaniem. Później zainstalowano drukarkę identyfikatorów RFID obsługującą termiczne karty wielokrotnego nadruku. Recepcja mogła w ciągu kilku minut umieścić na karcie imię i nazwisko gościa, nazwę firmy, numer sali oraz poziom dostępu. Po zakończeniu spotkania karty zbierano i przygotowywano dla kolejnej grupy. Podczas wydarzeń luksusowych nadal stosowano indywidualnie projektowane karty, lecz przy standardowych spotkaniach biznesowych system wielokrotnego użytku pozwolił oszczędzać czas i pieniądze.

Szybkie poprawki przy zmianie danych wydarzenia

Drugą zaletą jest możliwość szybkiego wprowadzania poprawek. Dane dotyczące wydarzeń zmieniają się nieustannie. Prelegenci odwołują udział, sponsorzy wybierają wyższe pakiety, uczestnicy błędnie wpisują nazwiska, goście VIP przyjeżdżają bez wcześniejszej rejestracji, a uprawnienia pracowników trzeba rozszerzać lub ograniczać. W przypadku jednorazowego identyfikatora każdy błąd oznacza wyrzucenie karty. Termiczna karta RFID wielokrotnego nadruku pozwala usunąć i ponownie wydrukować dane wizualne, a jednocześnie zaktualizować cyfrowe uprawnienia w oprogramowaniu. W warunkach intensywnej obsługi recepcji jest to niezwykle praktyczne rozwiązanie.

Podczas targów medycznych w Chicago pojawił się typowy problem z identyfikatorami: lekarze rejestrowali się pod nazwami szpitali, asystenci wpisywali niepełne stanowiska, a kilku prelegentów zmieniło sesje w ciągu tygodnia. Przy kartach jednorazowych każda korekta wymagała wydrukowania nowego identyfikatora i odłożenia starego do pudełka z odpadami. Rok później organizator zastosował termiczne identyfikatory RFID wielokrotnego nadruku dla prelegentów, prowadzących warsztaty oraz personelu medycznego posiadającego dostęp do stref ograniczonych. Gdy rola jednego z prelegentów zmieniła się z uczestnika panelu na prowadzącego warsztat, personel skasował nadruk, wydrukował nowe oznaczenie i zaktualizował prawa dostępu. Użytkownik zachował tę samą kartę, a punkt obsługi nie musiał wyrzucać kolejnego identyfikatora.

Zrównoważone rozwiązanie, które usprawnia organizację

Trzecią korzyścią jest połączenie zrównoważonego podejścia z rzeczywistą wartością operacyjną. Wielu organizatorów deklaruje ograniczanie odpadów z tworzyw sztucznych, a mimo to nadal drukuje tysiące krótkotrwałych identyfikatorów, ponieważ wymaga tego proces rejestracji. Termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku pozwalają przedstawić bardziej wiarygodną strategię środowiskową, gdyż ten sam identyfikator może zostać wykorzystany ponownie. Korzyść nie ogranicza się do komunikacji marketingowej. Ponowne użycie zmniejsza również zapotrzebowanie na magazynowanie pustych kart, liczbę awaryjnych dodruków oraz ilość odpadów zbieranych po wydarzeniu. Dla nabywców poszukujących ekologicznych identyfikatorów eventowych lub wielorazowych przepustek RFID jest to jeden z najważniejszych argumentów.

Organizator targów poświęconych zrównoważonemu rozwojowi w Amsterdamie chciał, aby system identyfikacji uczestników był zgodny z tematyką wydarzenia. Prowadzenie paneli dotyczących gospodarki obiegu zamkniętego przy jednoczesnym wydawaniu jednorazowych plastikowych kart dostępu było niespójne. Wystawcy, pracownicy, prelegenci i goście VIP otrzymali więc identyfikatory NFC wielokrotnego nadruku. Pozostałym uczestnikom wydawano papierowe identyfikatory nadające się do recyklingu, natomiast przepustki o większej wartości stały się wielorazowymi kartami. Przy wyjściach umieszczono pojemniki ułatwiające zwrot. W aplikacji wyświetlano prostą informację o liczbie odzyskanych kart, które zostaną wykorzystane podczas przyszłych wydarzeń. System nie był idealny, ale zamienił deklarację dotyczącą zrównoważonego rozwoju w widoczne działanie.

Elastyczna kontrola dostępu w rozbudowanych obiektach

Czwartą zaletą jest elastyczne zarządzanie dostępem. Wiele wydarzeń nie ogranicza się do jednego wejścia i jednej hali. Uczestnik może potrzebować dostępu do sali głównej, strefy dla prelegentów, zaplecza scenicznego, kolacji VIP, sali warsztatowej, strefy prasowej lub hotelowej windy. Inna osoba może mieć prawo wejścia wyłącznie na teren wystawy. W przypadku karty RFID wielokrotnego nadruku dane widoczne na powierzchni oraz cyfrowe uprawnienia mogą być aktualizowane razem. Jeżeli chip obsługuje bezpieczną kontrolę dostępu, organizator może przydzielać uprawnienia w systemie zaplecza i drukować odpowiadające im oznaczenia wizualne.

Podczas szczytu branży fintech w Singapurze zastosowano identyfikatory MIFARE DESFire dla prelegentów, inwestorów, przedstawicieli mediów i pracowników. Organizator potrzebował bezpiecznej kontroli wejścia do prywatnych sal spotkań, stref zaplecza przy głównej scenie oraz apartamentów sponsorów. Na termicznej karcie wielokrotnego nadruku umieszczano imię i nazwisko, firmę, rolę podczas wydarzenia oraz oznaczony kolorem poziom dostępu. Gdy sponsor rozszerzał pakiet o prywatne spotkania, personel aktualizował prawa cyfrowe i ponownie drukował powierzchnię karty. Dzięki temu dane na fizycznym identyfikatorze pozostawały zgodne z uprawnieniami w systemie, bez konieczności stosowania dodatkowych naklejek lub odręcznych poprawek.

Sprawniejsze wydawanie duplikatów zgubionych i uszkodzonych kart

Piątą zaletą jest lepsza kontrola ponownego wydawania identyfikatorów. Podczas dużych wydarzeń uczestnicy gubią przepustki, zostawiają je w pokojach hotelowych, wymieniają się nimi albo je uszkadzają. W systemach opartych na kartach jednorazowych często powstają duplikaty, a stare identyfikatory pozostają aktywne, jeżeli personel nie dopilnuje ich dezaktywacji. W systemie kart RFID wielokrotnego użytku zgubiony identyfikator można zablokować na platformie eventowej, a ponownie wydanej karcie przypisać nowe poświadczenie. Informacje widoczne na powierzchni są tylko jedną częścią tożsamości użytkownika. O ważności karty decyduje system kontroli dostępu.

Centrum szkoleń firmowych w Atlancie wydawało uczestnikom tygodniowych programów przywódczych inteligentne karty RFID. W poprzednim systemie zagubione identyfikatory zastępowano nowymi, lecz stare karty nie zawsze były szybko anulowane. Po wdrożeniu termicznych kart RFID wielokrotnego nadruku zespół rejestracyjny wprowadził ścisłą procedurę: zablokować identyfikator zgubionej karty, skasować i ponownie przypisać zwróconą kartę zapasową, wydrukować dane nowego uczestnika oraz zarejestrować wymianę. Wielorazowa karta nie rozwiązała automatycznie problemów proceduralnych, ale znacznie uporządkowała cały proces.

Spójny wizerunek obiektów i cyklicznych programów

Szóstą korzyścią jest bardziej spójna identyfikacja wizualna podczas cyklicznych wydarzeń. Wiele obiektów obsługuje imprezy organizowane przez różnych klientów. Karty z trwale nadrukowanym logo jednego wydarzenia nie można później wykorzystać dla innej marki. Na kartach wielokrotnego nadruku można umieszczać tekst związany z konkretnym wydarzeniem, nazwy sponsorów, przydział sal lub oznaczenia kolorystyczne, a następnie wyczyścić powierzchnię. Niektóre projekty wykorzystują neutralne, trwałe tło, na przykład logo obiektu lub subtelny wzór, natomiast obszar termiczny służy do drukowania zmiennych danych. Identyfikator wygląda profesjonalnie, lecz nie zostaje na stałe przypisany do jednego krótkiego wydarzenia.

Podczas tygodnia designu w Tokio zastosowano karty RFID wielokrotnego nadruku z prostą, matową białą powierzchnią i niewielkim, trwałym znakiem wydarzenia. Każdego dnia aktualizowano nadruk odpowiednio do programu dostępu: przyjęcia otwierającego, zwiedzania pracowni, pokazu prasowego, kolacji VIP i sesji warsztatowych. Chip NFC był powiązany z harmonogramem oraz poziomem uprawnień każdego uczestnika. Organizator nie musiał drukować osobnych kart na kolejne dni, a uczestnicy mogli bezpośrednio na identyfikatorze sprawdzić aktualny zakres dostępu. Karta stała się dynamiczną przepustką zamiast pakietu jednodniowych identyfikatorów.

Szybsza rejestracja i wydawanie kart na miejscu

Siódmą zaletą jest szybsza obsługa uczestników przy rejestracji. Standardowa drukarka identyfikatorów może obsłużyć dużą liczbę osób, jednak poprawianie błędów, wprowadzanie zmian dostępu w ostatniej chwili oraz podnoszenie pakietów VIP spowalniają kolejkę. System termicznych identyfikatorów RFID wielokrotnego nadruku pomaga usprawnić pracę, ponieważ personel może szybko wydawać, modyfikować i ponownie wykorzystywać karty bez szukania nowej partii plastikowych nośników lub oczekiwania na zewnętrzny dodruk. Ma to szczególne znaczenie podczas wydarzeń przyjmujących rejestracje w ostatniej chwili.

Konferencja branży muzycznej w Barcelonie mierzyła się z nieregularnym napływem gości, ponieważ loty uczestników lądowały przez cały dzień. Artyści, menedżerowie, przedstawiciele mediów, ekipy techniczne i sponsorzy przyjeżdżali o różnych godzinach i potrzebowali odmiennych uprawnień. Organizator zastosował identyfikatory RFID wielokrotnego nadruku dla wszystkich akredytowanych uczestników branżowych. Gdy spóźniony gość sponsora przyjechał bez wcześniej wydrukowanej karty, pracownik pobrał używaną kartę z puli pustych nośników, wydrukował nazwisko i firmę oraz zakodował uprawnienia na tym samym stanowisku. Gość był gotowy w mniej niż dwie minuty. Przy stanowisku nadal panował naturalny dla dużego wydarzenia ruch, lecz system identyfikatorów przestał generować dodatkowe opóźnienia.

Jeden identyfikator obsługujący wiele funkcji wydarzenia

Ósmą zaletą jest możliwość wykorzystywania jednej karty do wielu zadań. Ten sam identyfikator RFID może obsługiwać rejestrację uczestnika, monitorowanie obecności na sesjach, uprawnienia do posiłków, dostęp do szafek, pozyskiwanie kontaktów przez wystawców, wejście do strefy VIP, korzystanie z transportu wahadłowego oraz komunikację po wydarzeniu. Widoczna powierzchnia wielokrotnego nadruku przekazuje ludziom informacje, których potrzebują. Chip RFID dostarcza systemowi danych wymaganych do automatycznej obsługi. To połączenie sprawia, że karta jest znacznie bardziej użyteczna niż zwykły papierowy identyfikator.

Podczas dni otwartych uniwersytetu w Vancouver odwiedzające rodziny, studenci pełniący funkcję przewodników, gospodarze z grona wykładowców i pracownicy działu rekrutacji otrzymali identyfikatory NFC wielokrotnego nadruku. Na powierzchni widniały imię i nazwisko, kolor grupy oraz godzina zwiedzania. Funkcja NFC zapewniała dostęp do spersonalizowanych map kampusu, przypomnień o sesjach i informacji o wykorzystaniu kuponów żywieniowych. Pod koniec dnia rodziny zwracały karty w punktach informacyjnych i otrzymywały cyfrowy odnośnik z materiałami uzupełniającymi. Uniwersytet kasował nadruki i ponownie wykorzystywał karty podczas kolejnego weekendu rekrutacyjnego. Identyfikator wspierał nawigację, dostęp oraz komunikację, a nie tylko rozpoznawanie uczestników.

Mniej naklejek i ręcznie nanoszonych oznaczeń

Dziewiątą zaletą jest ograniczenie liczby naklejek i dodatkowych oznaczeń. Wiele wydarzeń kompensuje ograniczenia identyfikatorów za pomocą naklejek informujących o statusie VIP, roli prelegenta, uprawnieniu do posiłku, udziale w warsztacie, potwierdzeniu wieku, dostępie networkingowym lub akredytacji prasowej. Drugiego dnia część identyfikatorów zaczyna przypominać bagażowe zawieszki pokryte kolejnymi łatkami. Termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku pozwalają ograniczyć ten bałagan, ponieważ rolę użytkownika i zakres dostępu można ponownie wydrukować w czytelny sposób. Podczas profesjonalnych konferencji i wydarzeń premium spójny wygląd ma realne znaczenie.

Organizator luksusowego szczytu branży detalicznej w Dubaju początkowo stosował karty PVC oraz kilka rodzajów naklejek oznaczających pakiety obiadowe, dostęp do prywatnych salonów wystawowych i zaproszenia na wydarzenia wieczorne. Pierwszego dnia identyfikatory wyglądały elegancko, ale drugiego były już nieczytelne. Rok później goście premium i pracownicy otrzymali inteligentne karty RFID wielokrotnego nadruku. Zmiany uprawnień wprowadzano w systemie i drukowano na powierzchni karty jako krótką, estetyczną informację. Identyfikatory zachowały spójny wygląd przez całe wydarzenie, a personel nie musiał oceniać, czy częściowo odklejona naklejka nadal jest ważna.

Większa zgodność danych między kartą a systemem

Dziesiątą korzyścią jest większa spójność danych. W wielu systemach jednorazowych dane wydrukowane na identyfikatorze, poświadczenie RFID, baza rejestracyjna i lista dostępu mogą z czasem przestać się ze sobą zgadzać. Ktoś aktualizuje bazę, ale nie zmienia nadruku. Ktoś drukuje nową kartę, lecz zapomina zaktualizować uprawnienia. Ktoś przykleja ręczne oznaczenie, którego system nie uwzględnia. Proces wykorzystujący kartę RFID wielokrotnego nadruku sprzyja centralizacji aktualizacji: należy zmienić profil, zakodować lub przypisać poświadczenie i wydrukować kartę z tego samego rekordu. Nie dzieje się to automatycznie, lecz znacznie łatwiej utrzymać taką zasadę.

Stowarzyszenie branżowe w Londynie zastosowało termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku podczas corocznej konferencji certyfikacyjnej. Część uczestników miała dostęp do egzaminów, inni do warsztatów, a kolejna grupa do pełnego programu konferencji. W poprzednich latach personel wykorzystywał karty w różnych kolorach i ręczne listy kontrolne. Błędy pojawiały się, gdy uczestnicy zmieniali pakiety rejestracyjne na miejscu. W nowym systemie rekord rejestracyjny sterował zarówno treścią drukowaną na karcie, jak i uprawnieniami RFID. Pracownik nadal mógł popełnić błąd, jeśli nie przestrzegał procedury, ale liczba miejsc, w których dane mogły się rozbiegać, została ograniczona.

Kiedy wielorazowe identyfikatory RFID nie są najlepszym wyborem

Nabywcy powinni również znać ograniczenia tej technologii. Termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku nie sprawdzą się podczas każdego wydarzenia. Jeżeli uczestnicy festiwalu chcą zachować identyfikatory jako pamiątki, model wielorazowy może być niepraktyczny, chyba że zostanie wprowadzona kaucja lub inna zachęta do zwrotu. Jeśli wydarzenie wymaga pełnokolorowych, indywidualnych grafik, powierzchnia termiczna może zapewniać mniejsze możliwości niż trwały nadruk. Gdy karta będzie intensywnie rysowana, wyginana, wystawiona na działanie słońca lub użytkowana w trudnych warunkach, należy wcześniej sprawdzić trwałość powierzchni. W przypadku wydarzeń potrzebujących bardzo tanich identyfikatorów dla dziesiątek tysięcy uczestników jednorazowe karty papierowe lub nadające się do recyklingu opaski RFID mogą pozostać bardziej ekonomicznym rozwiązaniem.

Najlepsze zastosowania obejmują cykliczne programy, obiekty o kontrolowanym dostępie, wydarzenia firmowe, centra szkoleniowe, hotele, kampusy edukacyjne, centra konferencyjne, identyfikatory pracowników i prelegentów, przepustki VIP, karty wystawców oraz programy dla uczestników premium. Są to środowiska, w których identyfikatory można skutecznie zbierać, czyścić, kasować i ponownie wykorzystywać. Karta RFID wielokrotnego nadruku przynosi największe korzyści wtedy, gdy organizator kontroluje zarówno proces wydawania, jak i zwrotu. Bez konsekwentnego odzyskiwania karty wielorazowe stają się jedynie kosztownymi upominkami.

Strategia zwrotu, czyszczenie i kontrola jakości

Zaplanuj zwrot kart przed rozpoczęciem wydarzenia

Strategia zwrotu kart ma kluczowe znaczenie. Uczestnicy zapominają oddawać identyfikatory, jeżeli procedura nie jest łatwa i dobrze widoczna. Pojemniki na karty warto ustawić przy wyjściach. Personel powinien zbierać identyfikatory podczas wymeldowania lub zakończenia rejestracji. Przy droższych kartach można zastosować zwrot niewielkiej kaucji. Gościom VIP można pozostawić tańszą pamiątkową osłonę, prosząc jednocześnie o zwrot umieszczonej w niej inteligentnej karty. Komunikaty powinny jasno wskazywać, że identyfikator jest przeznaczony do ponownego użycia. Jeżeli organizator nie zaplanuje logistyki zwrotu, znaczna część wartości systemu wielorazowego zostanie utracona.

Centrum konferencyjne w Kopenhadze przeprowadziło pierwszy test kart RFID wielokrotnego nadruku bez opracowania planu zwrotów i odzyskało tylko około połowy wydanych identyfikatorów. Podczas kolejnego wydarzenia pojemniki ustawiono w pobliżu szatni, wyjść do hotelowych autobusów oraz punktów pomocy. W trakcie sesji zamykającej personel przypominał również, że inteligentne karty zostaną ponownie wykorzystane. Wskaźnik odzysku wyraźnie wzrósł. Technologia pozostała taka sama, ale zmieniono projekt procesu i zachowania uczestników.

Opracuj procedurę obsługi kart po wydarzeniu

Czyszczenie i kontrola jakości również stanowią część procesu. Po wydarzeniu karty należy zebrać, posortować, przetrzeć, skontrolować, skasować, przetestować i odpowiednio przechować. Egzemplarze z głębokimi zarysowaniami, odkształconym korpusem, słabym odczytem RFID lub uszkodzoną powierzchnią powinny zostać wycofane. Jeżeli karta służy do zabezpieczonej kontroli dostępu, stare poświadczenia muszą zostać dezaktywowane przed ponownym użyciem. Program wielorazowych identyfikatorów wymaga sprawnej obsługi zaplecza, a nie tylko odpowiedniej drukarki.

Organizator forum biznesu sportowego w Melbourne przekonał się o tym po zbyt swobodnym ponownym wykorzystaniu kart. Na kilku identyfikatorach z poprzedniego wydarzenia pozostały delikatne ślady starego nadruku, ponieważ powierzchnia nie została prawidłowo skasowana. Inna partia była nadal połączona w oprogramowaniu z poprzednimi profilami dostępu. Wprowadzono więc listę kontrolną obsługi po wydarzeniu: dezaktywować identyfikatory kart, usunąć nadruk, sprawdzić powierzchnię, przetestować odczyt RFID, przywrócić kartę do puli pustych nośników i przechować ją według typu. Kolejna impreza przebiegła sprawniej, ponieważ ponowne użycie stało się kontrolowanym procesem.

Zgodność z drukarką i bezpieczeństwo systemu

Przetestuj pełny proces obejmujący drukarkę, kartę i oprogramowanie

Wybór drukarki jest równie istotny. Nie każde urządzenie do drukowania identyfikatorów obsługuje termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku. Potrzebna jest drukarka dostosowana do konkretnego typu karty, właściwości chemicznych powierzchni oraz procesu kodowania. Niektóre systemy kasują i drukują obraz w jednym przebiegu, inne wymagają oddzielnych etapów. Część urządzeń umożliwia kodowanie RFID na tym samym stanowisku, podczas gdy pozostałe współpracują z zewnętrznymi czytnikami. Przed zamówieniem dużej partii nabywca powinien sprawdzić rzeczywiste próbki kart z docelową drukarką, typem chipa i oprogramowaniem eventowym.

Centrum kongresowe w Seulu było bliskie zakupu 20 000 kart RFID wielokrotnego nadruku po obejrzeniu przykładowego identyfikatora na targach. Używana drukarka mogła drukować standardowe karty PVC, ale nie obsługiwała procesu kasowania i ponownego nadruku. Centrum przetestowało kompatybilne urządzenia i wybrało model, który umożliwiał kasowanie, ponowne drukowanie i kodowanie chipa w procesie możliwym do obsługi przez personel rejestracyjny. Dział zakupów uniknął kosztownego niedopasowania, ponieważ przetestował kompletny system zamiast zamawiać wyłącznie karty.

Bezpieczna kontrola dostępu powinna działać w systemie zaplecza

Bezpieczeństwa nie należy traktować jako dodatku. Podczas prostych wydarzeń podstawowy identyfikator RFID lub NFC może służyć wyłącznie do rozpoznawania uczestnika. W przypadku płatnego dostępu, stref VIP, zaplecza scenicznego, hotelowych wind lub sesji ograniczonych może być potrzebna bezpieczniejsza technologia kart inteligentnych. Warto uwzględnić szyfrowane poświadczenia, zabezpieczone sektory pamięci, kontrolowane klucze, weryfikację po stronie systemu oraz natychmiastową dezaktywację zgubionych kart. Termiczna powierzchnia zmienia widoczne informacje, ale rzeczywista decyzja o przyznaniu dostępu powinna być podejmowana przez zabezpieczony system eventowy.

Festiwal filmowy w Toronto zastosował inteligentne karty RFID wielokrotnego nadruku dla mediów, pracowników, członków jury oraz gości VIP. Widoczna strona karty zmieniała się zależnie od dnia i grupy dostępu, natomiast bezpieczne poświadczenie zapisane w chipie było zarządzane przez platformę kontroli dostępu festiwalu. Po zgubieniu jednego identyfikatora prasowego jego numer został natychmiast wyłączony, a użytkownik otrzymał czystą kartę z takim samym oznaczeniem roli, lecz z nowym przypisaniem poświadczenia. Dla uczestnika identyfikator wyglądał prosto, ale obsługujący go proces bezpieczeństwa był ściśle kontrolowany.

Jak oceniać termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku

W materiałach edukacyjnych i ofertach dla nabywców należy używać precyzyjnego języka. Nie warto przedstawiać tych produktów jako magicznych, wielorazowych identyfikatorów. Należy wyjaśnić, że są to termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku lub identyfikatory eventowe RFID, które można kasować i drukować ponownie. Wymagają kompatybilnych drukarek oraz dobrze zaplanowanego procesu zwrotu. Mogą ograniczyć odpady i powtarzające się koszty identyfikatorów, jeżeli rzeczywiście są wykorzystywane podczas kolejnych wydarzeń. Nabywcy doceniają rzetelne informacje, ponieważ wielu z nich zetknęło się już z technologiami eventowymi, które obiecywały zbyt wiele i wymagały licznych, wcześniej nieujawnionych etapów.

Praktyczna lista kontrolna zakupów jest stosunkowo prosta. Należy zapytać, ile cykli kasowania i ponownego nadruku powierzchnia karty może faktycznie wytrzymać. Trzeba sprawdzić, jaki chip RFID znajduje się wewnątrz oraz czy karta współpracuje z technologią MIFARE, NFC, DESFire lub używanymi już czytnikami kontroli dostępu. Warto potwierdzić, czy drukarka obsługuje kasowanie i ponowne drukowanie oraz czy na tym samym stanowisku można kodować chip. Należy również zapytać o odporność na zarysowania, sposób czyszczenia, warunki przechowywania i ryzyko pozostawania śladów poprzedniego nadruku. Przed zamówieniem trzeba uzyskać próbki i przetestować je w rzeczywistym procesie rejestracji, a nie wyłącznie podczas prezentacji dostawcy.

Program pilotażowy powinien być niewielki i oparty na rzeczywistych warunkach. Przed próbą zastąpienia wszystkich identyfikatorów uczestników warto zastosować termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku dla pracowników, prelegentów, wystawców, gości VIP lub uczestników cyklicznych szkoleń. Karty należy wydrukować, wydać, zeskanować przy wejściach, zaktualizować ich uprawnienia, zebrać, skasować, ponownie wydrukować i wykorzystać co najmniej kilka razy. Trzeba obserwować, gdzie proces zwalnia, czy uczestnicy zwracają karty, czy pracownicy rozumieją obsługę drukarki oraz czy identyfikator po wielu cyklach nadal wygląda profesjonalnie.

Inteligentny obieg identyfikatorów zamiast jednorazowych kart

Pomysł wykorzystania termicznych kart RFID wielokrotnego nadruku nie jest tanią sztuczką ani drogą na skróty. To inteligentnie zaprojektowany obieg poświadczeń. Karta jest drukowana, używana, zbierana, kasowana, ponownie drukowana, przypisywana i wykorzystywana kolejny raz. Taki cykl działa tylko wtedy, gdy organizator kontroluje cały proces, dobiera odpowiednią technologię kart, szkoli personel i traktuje identyfikator jako wyposażenie wielokrotnego użytku, a nie jednorazową dekorację.

Jednorazowe identyfikatory eventowe nie znikną całkowicie. Zawsze będą wydarzenia, podczas których papierowe karty, opaski lub proste identyfikatory drukowane okażą się bardziej praktyczne. Jeżeli jednak organizacja regularnie prowadzi wydarzenia, wydaje przepustki premium, zarządza dostępem pracowników albo chce rzeczywiście ograniczyć odpady, termiczne karty RFID wielokrotnego nadruku zasługują na poważną analizę. Oszczędności nie wynikają wyłącznie ze zmniejszenia ilości zużytego plastiku. Obejmują również mniej ponownych wydruków, szybsze poprawki, uporządkowaną kontrolę dostępu, większą spójność danych i system identyfikatorów, którego nie trzeba budować od początku przed każdym kolejnym wydarzeniem.

Największą zaletą jest to, że uczestnicy nie muszą rozumieć technologii stojącej za całym procesem. Otrzymują estetyczny identyfikator, przykładają go przy wejściu do właściwego pomieszczenia, widzą poprawnie wydrukowane nazwisko i zwracają kartę po zakończeniu wydarzenia. Tymczasem organizator przestaje kupować nową partię jednorazowych identyfikatorów dla każdego programu. To mało widoczna, lecz znacząca korzyść: mniej odpadów, mniej pilnych dodruków, skuteczniejsza kontrola poświadczeń oraz jedna karta RFID, która w całym okresie użytkowania może zastąpić setki jednorazowych identyfikatorów.